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駆け出しフリーランスにおすすめ!月商93万を達成した私が使った案件管理の方法

駆け出しフリーランスにおすすめ!月商93万を達成した私が使った案件管理の方法

フリーランスのみなさん、案件管理はどうしていますか?

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案件に関わるデータや進捗の管理は万全!ミスしたことはない!

という人は、いいですね。

この記事は読まなくても大丈夫です。

きちんと情報が管理できていなかったせいで、納期に間に合わなかったり、納品物に何かが足りていなかったり……という経験は、残念ながら誰でもあるのではないでしょうか。

でも、フリーランスとして仕事をしていくなかで「案件管理」につまづく人は多いと思います

それは当人のスキル不足というより、管理方法が間違っているだけの可能性があります。

私は案件の管理に、通常のフォルダ保存と並行して「Googleスプレッドシート」と「Evernote」を使うことで、作業の抜け漏れや勘違いを防ぐシステムを作ることができました。

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仕組みをきちんと作っておけば、仕事のミスがぐんと減ってクライアントから信頼されるようになるよ!

【この記事の目次】

Googleスプレッドシートで案件の進捗を管理する

フリーランスとして仕事をしていると、案件を複数かかえることが多いと思います。

miyachi3
あの案件は終わったけど、これはまだ作業してなくて……あれはどうしたっけ?

となると、本来の作業に集中できません。

最悪のときには、納期が過ぎていることに気づかず時間が経ってしまい……ということも。

クライアントからしたら、納期になっても何の連絡がない人を信頼することはできませんよね。

かといって、同時並行ですすむ案件を脳内で管理し続けるのはムリ。

絶対どこかで抜け漏れがあります(それだけは自信をもっていえる)。

そこで、私はGoogleスプレッドシートで進捗を管理することにしました。

googleスプレッドシート

Googleスプレッドシートは、Google Drive内で利用できる表計算システムです。

いわば、エクセルのGoogle版。

ここに受注した仕事を記録しておいて、進捗を管理するようにしました。

  • いつ受注したのか
  • 誰がクライアントなのか
  • いつ納期なのか
  • いつ、いくら入金予定なのか
  • 進捗状況はどうなのか

が一覧でわかるようにしています。

案件管理シート

これで、何が進行中で何がどんな状態かが整理できます。

また、受注日や入金予定日を入力すると、自動で売上などの合計金額が「売上管理」というシートで表示されるようにしました。

売上管理シート

この案件管理シートのサンプルを公開するので、ぜひコピーして使ってみてくださいね!

案件管理シート

案件管理シート

受注記録 ID,CS,案件,URL,クライアント,受注 税込,ステータス,受注,納期,入金予定,着金月,受注月 1,直接,サイトリニューアル,A株式会社,250,000,請求済み…

サンプルシートのコピー方法

まず、↓のサンプルシートを開きます。

案件管理シート

案件管理シート

受注記録 ID,CS,案件,URL,クライアント,受注 税込,ステータス,受注,納期,入金予定,着金月,受注月 1,直接,サイトリニューアル,A株式会社,250,000,請求済み…

コピーを作成

画面左上の「ファイル」→「コピーを作成」の順でクリック。

ドキュメントをコピー

名前を自分が分かりやすい名前に変えて、右下の「OK」をクリックしてください。

自分のGoogle Drive内に案件管理シートが保存されます。

miyachi
まずは今の自分が抱えている案件を入力していってね!

Evernoteで案件の詳細を管理する

仕事をこなしていく中で、クライアントとのデータのやり取り・記録が増えていきます。

  • 打ち合わせのメモ
  • 制作物の仕様書
  • 作業上の注意事項(伝達事項)
  • 自分の作業メモ

などなど……。

きちんと管理をしていないと、いざというときに慌てます。

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あれって結局どうしたらいいんだっけ?

残念ながらものごとの詳細をすべて記憶していけるほど私の頭脳は賢くなかったし、メモを取ってもその場所がわからなくなることも……。

そこで、私はEvernoteを使って情報を管理することにしました。

Evernote

Evernote

無料posted withアプリーチ

Evernoteは、PC・タブレット・スマホで横断して使える高機能なメモアプリです。

Evernoteで案件にかかわる情報を管理する方法

私は、1案件につき1ノートを作成することにしています。

たくさんノートがあっても、結局ノートを探すことになってしまうので、情報の集約という意味で1ノートに制限。

あとから見返すときに探しやすいように、ノートのタイトルづけもルール化しています。

ノートのタイトルはGoogleスプレッドシートに入れた「通し番号_案件名」。

案件管理シートの通し番号

通し番号は、シートの一番左に固有の番号を順にふっています。

案件名は、そのすぐ右にあるテキスト。

つまり、一番最初の案件に対応するノートのタイトルは「01_サイトリニューアル」となります。

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Googleスプレッドシートの情報とノートの名前を一致させておくと、あとから探すときに探しやすい!

そのノートの中に、クライアントと話したことや重要な情報などをひたすら詰め込んでいきます。

仕事をしながら「あれってどうだったっけ?」となった瞬間に、Evernoteを見ればすべて答えが書いてある状況にするのがベストですね。

Evernoteなら、PCで入力した情報もスマホで手軽に確認することができます。

そのため、出先などでちょっと確認したいことがあっても、素早く情報を呼び出せるのも魅力かと思います。

Evernoteに入り切らないファイルなどは別途ファイルで保存

ただし、クライアントからもらうデータで、Evernoteにいれて保管しておくべきではないものもあります。

データが大きくなるサイトに入れる写真素材などです。

そもそも、こういった素材系はメモとして残すというより、クライアントからもらったそのままの状態で保存しておく必要があります。

例えば、画像を加工したあとにやり直したい場面などは、元データが必要になりますよね。

こういう「データの形を変えずに保存しておくことがいい」ものに関しては、決まったフォルダに入れておきます

私は「案件」というフォルダを作成し、その中に1案件ごとに1フォルダを作っています。

案件フォルダ

こちらのフォルダ名もGoogleドライブに入れた情報とあわせて「通し番号_案件名」。

このフォルダの中にひたすら素材などのファイルを入れておきます。

そうすると、データを探すときも探しやすくなります。

miyachi
どこに求めている情報があるかを探している時間が、一番もったいない

フリーランスに意識してほしい案件管理の重要性

フリーランスとして働いていくのであれば、仕事の正確さや正確性は自分で確保するしかありません。

「あの仕事、遅れてない?大丈夫?」と気にしてくれる上司はいません。

そこで、自分で自分の仕事を管理する必要があります

ただし自分の記憶力や「たぶん大丈夫」という根拠のない考えに依存してしまうと、ほぼ失敗します。

私も実際に、納期を勘違いするというしてはならないミスをしてしまったことがあります。

miyachi
そんなことで自分の信頼をダメにするのは、本当にもったいない

私は、GoogleスプレッドシートとEvernoteを使い始めることで、案件管理がすごく楽になりました

  • いまどんな案件が、どんな状態かすぐわかる
  • 案件をこなすのに必要な情報がすぐ探し出せる
miyachi
つまらないミスをしてしまう前に、ぜひ試してみてくださいね!

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2020.06.23

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